Betriebskostenabrechnung in der Gewerbemiete

In Zeiten, in denen Gewerbemieter besonders auf wirtschaftliches Handeln achten müssen, möchte ich mit diesem Beitrag auf eine häufig unterschätzte Möglichkeit zur Kosteneinsparung hinweisen. Immer wieder erlebe ich, dass Mieter in der Gewerbemiete ihre Betriebskostenabrechnung ohne Prüfung akzeptieren. Weshalb es sich lohnt, die Betriebskostenabrechnung in der Gewerbemiete prüfen zu lassen, möchte ich in diesem Beitrag erklären.

Der Unterschied zwischen Wohn- und Gewerbemietvertrag

Sowohl in der Wohnraum- als auch in der Gewerberaummiete beginnt die Prüfung der Betriebskostenabrechnung damit, dass man die vertraglichen Regelungen zur Umlage von Betriebskosten betrachtet. In der Wohnraummiete ist die Möglichkeit zur Umlage von Betriebskosten auf den Mieter aber stark begrenzt. Eine Vielzahl von Vermietern nutzen Muster, die die Betriebskosten korrekt auf den Mieter umlegen.

Dagegen ist es im Gewerberaum möglich, eine Vielzahl von Betriebskosten auf den Mieter umzulegen, die auf einen Wohnraummieter nicht umlegbar wären. Diese in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen versteckten zusätzlichen Betriebskosten können leicht die jährliche Miete um 15 bis 20 % erhöhen.

Aber: der Versuch weitere Betriebskosten auf den Mieter umzulegen, kann für den Vermieter auch gefährlich sein. Übertreibt es der Vermieter, führt dies zur Unwirksamkeit der Vertragsklausel. Eine solche Unwirsamkeit erfasst dann regelmäßig auch Positionen, die eigentlich unproblematisch umlegbar sind. Aufgrund der Unwirksamkeit von Klauseln kann man dann eventuell ganze Kostenpositionen einfach aus der Abrechnung streichen. Dies gilt dann häufig nicht nur für die zu überprüfende Abrechnung, sondern selbstverständlich für die Zukunft und häufig auch für die Vergangenheit.

Welche Kostenpositionen sollte man in der Betriebskostenabrechnung in der Gewerbemiete prüfen?

Bei der Prüfung von Betriebskostenabrechnung in der Gewerbemiete sind eine Reihe von Positionen besonders zu beachten:

Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung

Gewerberaummietverträge sehen häufig vor, dass die Beseitigung von Mängeln innerhalb der Mietsache Aufgabe des Mieters ist. Darüber hinausgehend finden sich regelmäßig Vereinbarungen über die Umlage der Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung der Gemeinschaftsflächen auf den Mieter als Betriebskosten. Eine solche Umlage ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs grundsätzlich möglich. Allerdings verlangt die Rechtsprechung, dass solche Klauseln eine Begrenzung der maximal möglichen Kostenbelastung vorsehen. Fehlt eine solche Begrenzung, ist die gesamte Klausel unwirksam (BGH, Urteil vom 06.04.2005 – XII ZR 158/01). Das Ergebnis ist dann, dass überhaupt keine Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung für Gemeinschaftsflächen auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Wenn die Klausel zur Umlage dieser Kosten eine Begrenzung aufweist, kann man weiter prüfen, ob eventuell eine andere Klausel weitere Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung beinhaltet. Bei Addition der beiden (möglichen) Betriebskostenpositionen ist die maximal zulässige Höhe eventuell überschritten.

Verwaltungskosten als Pauschale

Recht häufig sehen Gewerberaummietverträge vor, dass der Mieter die Kosten der Verwaltung in einer pauschalen Höhe tragen soll. In dem Vertrag finden sich Formulierungen wie: Die Kosten der Verwaltung von pauschal 3,5 % der Jahresnettokaltmiete trägt der Mieter. 

Ob eine solche Regelung wirksam ist, ist fraglich. Nach einem Urteil des Oberlandesgerichts Hamm vom 18.06.2017 ist die Vereinbarung einer solchen Pauschale unwirksam, wenn sie sich in den Regelungen zu Betriebskostenvorauszahlungen findet. Pauschalen müssen separat in dem Vertrag ausgewiesen sein. Außerdem müssen Überschneidungen mit den Kosten des Hausmeisters, der ja häufig auch Verwaltungstätigkeiten wahrnimmt, ausgeschlossen sein (OLG Hamm, Urteil vom 18.06.2017 – 18 U 9/17).

Kosten der Versicherung

Dass man die Kosten der Versicherung auf den Mieter umlegen darf, ist für viele Mieter selbstverständlich. Und tatsächlich dürfen nach § 2 Nr. 13 BetrKV die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherungen auf den Mieter umgelegt werden. Gewerberaummietverträge belassen es aber regelmäßig nicht dabei. Vielmehr sollen die Regelungen „in einem erweiterten Sinn“, „nicht beschränkt auf die Umlage im Wohnraum“ oder ähnlich gelten. Dann kann man zur Beantwortung der Frage, was versteht der Mietvertrag denn eigentlich unter „Versicherungen“ aber nicht mehr auf die BetrKV zurückgreifen.

Die Konsequenz ist, dass die gesamte Regelung zur Umlage der Kosten der Versicherung auf den Mieter unwirksam ist. Dies hat der Bundesgerichtshof in einem Urteil aus dem Jahr 2012 so entschieden (BGH, Urteil vom 26.09.2012 – XII ZR 112/10). Ebenfalls unwirksam ist es, wenn der Vertrag von der Umlage der Kosten der „üblichen“ Versicherungen spricht (BGH, Urteil vom 06.04.2005 – XII ZR 158/01).

Kosten des Centermanagers und des Personals

In Gewerbemietverträgen für Mietobjekte in Einkaufszentren ist häufig vorgesehen, dass der Mieter die Kosten des Centermanagers tragen soll. Wenn der Begriff des Centermanagers nicht näher erläutert wird, ist auch diese Klausel unwirksam (BGH, Urteil vom 26.09.2012 – XII ZR 112/10). Ebenfalls nicht wirksam ist eine Klausel, die die Kosten des „üblichen“ Personals auf den Mieter vorsieht. Es bleibt vollkommen offen, was der Vermieter unter üblichem Personal versteht (BGH, Urteil vom 06.04.2005 – XII ZR 158/01). Wenn der Mietvertrag keine eigentständige Regelung zur Umlage weiterer Kosten vorsieht, muss der Mieter dann selbst Positionen, die eigentlich umlegbar wären, bspw. das Wachpersonal, nicht bezahlen.

Sonstige Betriebskosten

Nicht selten fassen Vermieter alle anderen Betriebskosten unter die Regelung, dass der Mieter auch die „sonstigen“ Betriebskosten tragen soll. Auch hier kann der Mieter aber nicht erkennen, welche Kosten von dem Begriff umfasst sein sollen (bspw. OLG Düsseldorf, Urteil vom 15.12.2011, I-10 U 96/11).

Die richtige Fläche in der Betriebskostenabrechnung in der Gewerbemiete

Möchte man als Mieter überprüfen, ob die Betriebskostenabrechnung korrekt ist, bietet es sich an, die Fläche des Mietobjekts auszumessen. Nicht selten besteht zwischen der Fläche, die in dem Mietvertrag angegeben ist, und der tatsächlichen Fläche ein mehr oder weniger erheblicher Unterschied. Ist dies der Fall, ist der Mieter fast immer durch eine in dem Mietvertrag geregelte zu große Fläche benachteiligt.

Betriebskostenabrechnungen sind aber immer nach der tatsächlichen Fläche zu erstellen. Dies ist der große Unterschied zu den weiteren Rechten wegen Flächenabweichung. Hier gilt, dass im Regelfall erst bei Abweichungen von mehr als 10 % der vertraglich vereinbarten zur tatsächlich vorhandenen Fläche Rechte des Mieters bestehen (s. hierzu auch den Beitrag Rechte und Ansprüche bei Flächenabweichung).

Wenn also die tatsächliche Fläche kleiner ist, als die Fläche die im Mietvertrag steht, sind ist die Betriebskosten in der Gewerbemiete anhand dieser tatsächlichen Fläche zu erstellen. Wenn der Mietvertrag keinen wirksamen Einwendungsausschluss enthält, kann man darüber hinaus bis zur Verjährungsgrenze die Betriebskostenabrechnungen der Vorjahre angreifen. Eine Vermessung der Fläche kann sich also für den Mieter lohnen.

Vorauszahlungen und ggfls. Berücksichtigung von Mietminderungen prüfen

Bei der Prüfung der Betriebskostenabrechnung in der Gewerbemiete sollte man immer nachrechnen, ob der Vermieter die Vorauszahlungen in korrekter Höhe  berücksichtigt hat. Auch hier kommt es immer wieder zu Fehlern, insbesondere wenn das Mietverhältnis schon längere Zeit besteht und die Vorauszahlungen  angepasst wurden.

Ein weiteres häufiges Problem ist die korrekte Berücksichtigung von Mietminderungen im Abrechnungszeitraum. Tritt ein Mangel der Mietsache auf, ist die gesamte Miete zu mindern. Gesamte Miete meint auch die Betriebskosten, deren Höhe ja erst mit der Abrechnung feststeht. Durfte der Mieter die Miete mindern, muss der Vermieter dies in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigen.

Fazit

Moderne Gewerberaummietverträge sehen die Umlage einer Vielzahl von Betriebskosten auf den Mieter vor. Für Mieter von Gewerberäumen kann es sich aufgrund der Höhe der umgelegten Betriebskosten lohnen, die Abrechnung genau zu überprüfen. Schließlich besteht die Möglichkeit, dass sich das Ersparnis auch in den Folgejahren fortsetzt.

Wir prüfen Ihre Betriebskostenabrechnung anhand des Mietvertrages für pauschal 200,00 € inkl. USt.. In einem Beratungsgespräch erklären wir Ihnen, ob sich uns anhand der Abrechnung und des Vertrages Fehler aufdrängen. In einem solchen Gespräch besprechen wir natürlich auch Ihre Einwendungen gegen die Abrechnung. Anhand einer solchen Beratung können Sie dann entscheiden, wie hoch die Chancen einer rechtlichen Auseinandersetzung sind und ob es wirtschaftlich sinnvoll ist, gegen die Betriebskostenabrechnung vorzugehen. Soweit Sie rechtsschutzversichert sind, holen wir gerne die Deckungszusage für Sie ein. Beachten Sie aber bitte, dass in der Gewerberaummiete Rechtsschutzversicherungsverträge häufig eine Eigenbeteiligung des Versicherten vorsehen.

Wenn Sie einen Beratungstermin vereinbaren möchten, können Sie unser Sekretariat unter der Telefonnummer (030) 460 64 794 kontaktieren oder Sie schreiben uns über unser Kontaktformular. Unsere Mitarbeiter besprechen dann gerne mit Ihnen das weitere Prozedere.

– – –

Vereinbarungen zu den Betriebskosten finden sich häufig im Kleingedruckten der Verträge. Obwohl Betriebskosten inzwischen einen hohen Anteil der Mieten darstellen, ist es für Mieter oft nicht absehbar, welche Kosten auf sie zukommen. Weshalb wir zu einer Prüfung des Gewerberaummietvertrages vor Abschluss raten, erklären wir in dem Beitrag: Prüfung des Gewerbemietvertrags vor Abschluss.