Die Überprüfung der Betriebskostenabrechnung – so geht´s!

Die Überprüfung von Betriebskostenabrechnungen gehört für die Fachanwälte für Miet- und Wohnungseigentumsrecht zum „täglichen Brot“. Dies aus dem einfachen Grund, dass der Mieter jedes Jahr eine erhält und viele Mieter diese gerne überprüft haben möchten. Oft geht es dabei darum, dass die Kosten im Vergleich zum Vorjahr erheblich angestiegen sind oder aber der Mieter einfach einmal wissen möchte, ob denn die Betriebskosten überhaupt und auch in der Höhe auf ihn umgelegt werden dürfen.

Im Folgenden möchte ich einmal schildern, wie Sie jedenfalls überschlägig überprüfen können, ob Ihre Betriebskostenabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob sich diese auch der Höhe nach in dem üblichen Rahmen halten.

Ausgangspunkt jeder Überprüfung ist ein Blick in den Mietvertrag. Fehlt es darin an einer wirksamen Vereinbarung zur Umlage der Betriebskosten, dann ist (sehr selten) eine sogenannte Bruttokaltmiete vereinbart worden. Damit ist gemeint, dass mit der Miete bereits alle sogenannten kalten Betriebskosten mit abgegolten sind. Es geht dann noch um die Überprüfung der Heiz- und Warmwasserkosten.

Sofern eine wirksame Umlage der Betriebskosten erfolgt ist, gilt der nächste Blick dann der Frage, ob im Mietvertrag einzelne Betriebskostenarten aufgeführt sind oder ob eine allgemeine Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) erfolgt ist.

In der Betriebskostenverordnung sind in § 2 alle auf den Mieter umlegbaren Kosten aufgeführt.

Wie man sich sicherlich denken kann, gibt es dann Streit um den letzten Punkt, um die sogenannten „sonstigen Betriebskosten“.

Auf jeden Fall nicht umlegbar sind im Rahmen der Wohnraummiete die Instandhaltungs- und Verwaltungskosten. Dazu später mehr.

Sofern wir also festgestellt haben, dass die Betriebskosten grundsätzlich auf den Mieter umgelegt werden können, sind wir immer noch nicht bei der inhaltlichen Prüfung, sondern der nächste Blick gilt dann dem Datum der Betriebskostenabrechnung bzw. der Frage, wann der Mieter diese erhalten hat. Denn hier gilt die strenge gesetzliche Regelung des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB, wonach dem Mieter bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Abrechnung mitzuteilen ist. Sofern also, wie in den meisten Fällen, das Abrechnungsjahr vom 01.01. eines Jahres bis zum 31.12. eines Jahres festgelegt ist, so ist bis zum Ablauf des 31.12. des Folgejahres die Abrechnung zu erstellen und dem Mieter mitzuteilen (also muss dem Mieter bis dahin zugegangen sein). Eine am 01.01. des darauffolgenden Jahres zugegangene Abrechnung ist in der Hinsicht unwirksam, dass der Vermieter eine Nachforderung nicht mehr geltend machen kann.

Sofern wir dann festgestellt haben, dass die Abrechnung fristgerecht erteilt und zugegangen ist, prüfen wir als Nächstes, ob sich die Betriebskosten hinsichtlich der Höhe im Rahmen des Ortsüblichen und Vergleichbaren halten. Dies kann ich, ich nehme nunmehr das Beispiel aus Berlin, anhand des Berliner Betriebskostenspiegels sehr leicht überprüfen. Dort wird für jede Betriebskostenart aufgelistet, welcher Mittelwert pro Quadratmeter und Monat anfällt und wie es mit dem unteren und oberen Spannenwert aussieht. Dies aufgeschlüsselt in kalte Betriebskosten und warme Betriebskosten (Heizung und Warmwasser).

Hier kann ich schon erkennen, ob ein Vorgehen gegen einen möglichen Nachzahlungsbetrag bzw. einzelne Positionen wirtschaftlich sinnvoll ist.

Selbst wenn ich aber feststelle, dass die Beträge durchaus im Rahmen des Ortsüblichen liegen, so prüfe ich dann weiter, ob nicht doch noch ein Verstoß gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit dahingehend vorliegt, dass hier die einzelnen Positionen sich möglicherweise in nicht nachvollziehbarer Weise erhöht haben. Es gibt in Berlin eine klare Rechtsprechung dazu, ausweislich derer ein Mieter unplausible Preissprünge nicht bezahlen muss. Der Vermieter ist hier voll in der Darlegungs- und Beweislast und muss die Gründe der Preissteigerung sowie deren Unvermeidbarkeit darlegen. Tut er dies nicht, verstößt er gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. In diesem Fall darf er bei den betreffenden Positionen nur die vorher angefallenen Beträge auf die Mieter umlegen. Das Berliner Kammergericht hat hier eine klare Grenze gezogen und hat entschieden, dass der Vermieter schon bei einem Anstieg von über 10% den Nachweis für den Kostensprung erbringen muss (AZ: 12 U 216/04). Auch hieraus kann sich also ergeben, dass bestimmte Positionen und Beträge nicht bezahlt werden müssen.

Nach meiner Einschätzung und Erfahrung rate ich, sofern die Beträge im Ortsüblichen liegen und sich auch nicht erhebliche Preissteigerungen und Kostensteigerungen zum Vorjahr ergeben, von einem weiteren Vorgehen ab. Denn ansonsten werden hier Kostengrenzen überschritten die außer Verhältnis zu dem möglicherweise noch zu erzielenden Erfolg stehen. Als Nächstes müsste nämlich dann Einsicht in die Unterlagen genommen werden und diese müssten dann detailliert in formeller und materiellrechtlicher Hinsicht überprüft werden. So zum Beispiel auch auf die Frage hin, ob der richtige Umlageschlüssel gewählt wurde oder ob hier Umlageschlüssel angenommen wurden, die gesetzlich nicht zulässig sind. Man müsste hier überprüfen ob z.B. Instandhaltungskosten in den Verträgen (vor allem Aufzug) vereinbart wurden, die so nicht auf den Mieter umlegbar sind.

All das erfordert letztlich einen hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand. Angesichts der Tatsache, dass die Kosten im Rahmen des Ortsüblichen liegen, kann ich nicht erkennen, dass ein weiteres Vorgehen wirtschaftlich Sinn macht. Dies auch unter dem Aspekt, dass die Beauftragung eines Rechtsanwalts beziehungsweise der Erhalt eines Schreibens vom Rechtsanwalt aus Sicht des Eigentümers und oder der Hausverwaltung ja auch stets eine Eskalation bedeutet. Bedenken Sie, dass Sie sich in einem laufenden Mietverhältnis befinden, in dem es ja aus Sicht der meisten Mieter möglichst ruhig zugehen soll.

Praxistipp

Gerne überprüfen wir für Sie Ihre aktuelle Betriebskostenabrechnung. Sofern sich Auffälligkeiten in der vorgenannten Hinsicht zeigen, oder aber falls Sie generell eine Überprüfung wünschen, nehmen wir auch für Sie gerne die Einsichtnahme und detaillierte Überprüfung wahr. Für Fragen oder Anregungen hinsichtlich dieses Rechtstipps stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Gerne können Sie einen Besprechungstermin für eine Beratung vereinbaren.

– – –