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Wie stelle ich Schreiben beweissicher zu?

  • RA Daryai
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In den von mir betreuten Rechtsstreitigkeiten stellt sich regelmäßig das Problem, dass vor meiner Beauftragung Briefe, die für den Verfahrenslauf wichtig sind, der Gegenseite nicht so übersandt wurden, dass der Zugang des Zugang des Briefes und dessen Inhalt nachgewiesen werden können. Es ist immer wieder erstaunlich, wie viele Postsendungen nicht bei dem Empfänger ankommen, wenn deren Empfang in einem Gerichtsverfahren von Bedeutung ist. Aus diesem Grund einige Zeilen zur richtigen Versendung von wichtigen Briefen:

Zunächst muss man sich vor Augen führen, weshalb es wichtig sein kann, ob man den Zugang eines Schreibens bei seinem Vertragspartner nachweisen kann. Nach dem deutschen Prozessrecht muss die Partei, die sich auf eine für sie günstige Tatsachen beruft, diese beweisen. Also: Für einen Mieter, der das Mietverhältnis ordentlich kündigen möchte, ist es in einem folgenden Prozess, wenn der Vermieter sich darauf beruft, dass die Kündigung nicht zugegangen ist und deshalb weiter Miete fordert, rechtlich günstig, dass er die Kündigung gegenüber dem Vermieter wirksam ausgesprochen hat. Die Kündigung im Wohnraummietrecht muss schriftlich, also mit Originalunterschrift sämtlicher Mieter – oder deren Vertreter – erfolgen (§ 568 Abs. 1 BGB). Weitere typische rechtserhebliche Erklärungen sind: die Einwendungen des Mieters gegen eine Betriebs- oder Heizkostenabrechnung, die Betriebs- oder Heizkostenabrechnung des Vermieters, das Aufforderungsschreiben des Vermieters einer Erhöhung der Nettokaltmiete zuzustimmen oder ganz allgemein die Mahnung einer Leistung nach Eintritt der Fälligkeit (Verzug).

Die rechtlichen Konsequenzen eines fehlenden Nachweises können ganz erheblich sein. Kann der Mieter beispielsweise nicht nachweisen, dass er gegenüber dem Vermieter das Mietverhältnis schriftlich gekündigt hat, läuft das Mietverhältnis ganz normal weiter und er bleibt zur Zahlung der Miete verpflichtet. Umso wichtiger ist es, dass man bei rechtserheblichen Erklärungen darauf achtet, dass einem später Beweismittel zur Verfügung stehen, dass die Gegenseite das Schreiben erhalten hat.

(einfacher) Brief: Hat das Mietverhältnis erst begonnen oder läuft bereits einige Zeit störungsfrei, sollte man Briefe mit Ausnahme von besonders wichtigen Schreiben (z. B. Kündigungsschreiben) ganz normal absenden. Für gewöhnlich wird man von der Gegenseite eine Reaktion auf das Schreiben erhalten, die dann ja auch bestätigt, dass das eigene Schreiben eingegangen ist. Bei Schreiben wie Mängelanzeigen kann man noch einen Satz anfügen wie: Ich möchte Sie höflich bitten, mir den Empfang dieses Schreibens kurz zu bestätigen.

Erhält man auf solch einen einfachen Brief keine schriftliche Reaktion (z. B. nur einen Anruf oder gar keine Reaktion) oder handelt es sich um ein Schreiben von besonderer Wichtigkeit (z. B. eine Kündigung) oder bestehen bereits längere Zeit Probleme im Vertragsverhältnis, sollte man das Schreiben so übersenden, dass sowohl der Zugang als auch der Inhalt des Schreibens in einem möglichen Prozess nachweisbar sind.

Wird ein Schreiben nicht persönlich abgegeben oder per Gerichtsvollzieher übersandt, ist es zunächst wichtig darauf zu achten, dass man den gesamten Weg des Schreibens vom Einstecken in den Briefumschlag bis zur Übergabe an den Vertragspartner nachweisen kann. Also sollte ein Dritter und daher ein möglicher Zeuge den Brief zunächst lesen, in den Briefumschlag stecken und am besten dies auch auf einer Kopie des Briefes bestätigen. Wenn der Dritte allein den Briefumschlag überbringt, ohne sich vorher davon überzeugt zu haben, welchen Inhalt das Schreiben hat, kann er eben nur nachweisen, dass ein Briefumschlag übergeben wurde. In diesem können sich ebenso gut wie eine Kündigung auch Kochrezepte befunden haben. Außerdem ist es wichtig, dass dies durch einen Dritten geschieht, da nur er in einem Prozess als Zeuge auftreten kann. Die Vertragspartner sind in einem Prozess Parteien und können deshalb nicht als Zeugen benannt werden!

Einschreiben/Rückschein: Zunächst einmal können Einschreiben/Rückschein, wenn sie von dem Mieter oder Vermieter selber zur Post gebracht werden, entgegen einer weitverbreiteten Ansicht regelmäßig wenig nachweisen. Der Rückschein weist eigentlich nur aus, dass der Empfänger irgendetwas empfangen hat. Über den konkreten Inhalt des Schreibens (daher die Kündigung, die Mängelanzeige etc.) gibt der Rückschein keine Auskunft. Hierüber muss derjenige Beweis ablegen können, der das Schreiben in den Umschlag getan und diesen Umschlag bei der Post abgegeben hat. Darüber hinaus ist nach der Rechtsprechung der Empfänger eines Einschreibens nicht gezwungen, dieses bei der Post abzuholen. Wird der Empfang verweigert, gilt das Schreiben zunächst einmal als nicht angekommen!

Telefax: Auch sehr beliebt sind Sendebestätigungen von Faxgeräten also Sendeprotokolle. Für sie gilt im Hinblick auf den Inhalt zunächst einmal dasselbe, wie für das Einschreiben/Rückschein. Wird auf dem Protokoll allein bestätigt, dass ein Fax gesendet wurde und wurde das Fax von einer der Parteien des Mietvertrages versandt, ist es in einem Prozess kaum zu gebrauchen. Das Protokoll weist alleine nach, dass etwas versandt wurde, kann also nicht den konkreten Inhalt nachweisen. Wird das Fax von einem Dritten, einem möglichen Zeugen, versandt oder druckt das Faxgerät ein Sendeprotokoll mit Kopie des Anschreibens aus, kann man zunächst einmal beweisen, dass man ein bestimmtes Fax abgesendet hat (bei einem Sendeprotokoll mit Kopie aber auch nur das, was auf der Kopie wiedergegeben wird, für gewöhnlich die erste Seite). Besonders problematisch bei Telefaxschreiben ist, dass der Empfänger behaupten kann, er habe aufgrund einer technischen Störung nichts oder zumindest nichts Lesbares erhalten. Auch dann ist der Zugang, jedenfalls nach dem derzeitigen Stand der Rechtsprechung, nicht nachweisbar.

Boten: Am sinnvollsten ist wohl die Übersendung per Boten. Dies kann, neben den vielen in Berlin vorhandenen Botendiensten, auch ein Bekannter oder ein Mitarbeiter des Verwalters, Hausmeister sein. Dieser kann dann das Schreiben entweder persönlich bei dem Empfänger abgeben und sich den Empfang quittieren lassen (was allerdings zu Problemen führen kann, wenn nicht der Empfänger selber das Schreiben entgegen nimmt) oder in den Briefkasten einwerfen

persönliche Übergabe: Wenn die Zeit und Muße vorhanden ist, der Vertragspartner nicht zu weit entfernt wohnt oder seinen Geschäftssitz hat und das Vertragsverhältnis nicht „vergiftet“ ist, kann man auch mit dem Original und einer Kopie des Schreibens zu dem Vertragspartner fahren und sich die Übergabe des Originals auf einer Kopie bestätigen lassen.

Gerichtsvollzieher: Letztlich ist auch eine Übersendung durch den Gerichtsvollzieher möglich. Dieser fertigt selber Abschriften der Schreiben, auf denen er die Übergabe des Originals ausdrücklich bestätigt. Die Übersendung eines Schreibens per Gerichtsvollzieher ist mit Abstand die sicherste Methode ein Schreiben zu übersenden. Allerdings sollte man bedenken, dass die Überbringung von Schreiben per Gerichtsvollzieher eigentlich immer als Affront gesehen wird, frei nach dem Motto, vertraut mir mein Gegenüber überhaupt nicht mehr? Abgesehen davon verlangt der Gerichtsvollzieher für seine Tätigkeit natürlich Geld.

Wenn Sie zunächst den Gang zum Rechtsanwalt scheuen und die Angelegenheit selber erledigen möchten, sollten Sie auf jeden Fall die Zeit und Mühe auf sich nehmen, Ihre wichtigen Schreiben nach den dargestellten Regeln an Ihre Vertragspartner zu übersenden. Lässt sich ein Zugang später nicht mehr nachweisen und behauptet das Gegenüber, nie etwas erhalten zu haben, ist ein Fehler auch von einem Rechtsanwalt für die Vergangenheit eigentlich nicht mehr zu korrigieren.

Gerne übernehmen aber auch mein Büro und ich die rechtliche Betreuung Ihrer Angelegenheit und stellen sicher, dass Ihr Vertragspartner auf jeden Fall Ihre Schreiben erhält!

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